VIHDIN TEATTERI RY:N TIETOSUOJASELOSTE
Tässä selosteessa kerromme, mitä henkilötietoja käsittelemme, mihin tarkoitukseen
ja millä perusteella, sekä mitä oikeuksia sinulla on. Seloste täyttää EU:n
yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 13 ja 14 artiklan mukaisen
informointivelvollisuuden.
Päivitetty: 9.9.2026
1. Rekisterinpitäjä
Vihdin Teatteri ry
Y-tunnus: 1094121-8
Kirkkoniementie 10, 03400 Vihti
toimisto@vihdinteatteri.fi
0400 975 068
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja.
Emme ole nimenneet erillistä tietosuojavastaavaa, koska toimintamme ei edellytä
sitä. Kaikki tietosuojaa koskevat pyynnöt käsitellään yllä olevan yhteyshenkilön
kautta.
2. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi
Käsittelemme henkilötietoja seuraavissa kokonaisuuksissa.
2.1 Yhteydenotot ja asiakaspalvelu
| Tiedot | Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, viestin aihe ja sisältö |
| Mistä | Verkkosivuston yhteydenottolomake, sähköposti, puhelin |
| Tarkoitus | Kysymyksiin vastaaminen, lippuvaraukset, ryhmävaraukset, pyörätuolipaikat |
| Peruste | Oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f): asiakaspalvelun hoitaminen. Sopimusta valmisteltaessa sopimus (6 art. 1 b) |
| Säilytys | 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, minkä jälkeen viesti poistetaan |
2.2 Uutiskirjeen tilaajat
| Tiedot | Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, suostumuksen antamisen ajankohta ja lähde, viestien avaus- ja klikkaustiedot |
| Mistä | Tilaaja itse verkkolomakkeella |
| Tarkoitus | Tulevista näytöksistä, ensi-illoista ja teatterin toiminnasta kertominen |
| Peruste | Suostumus (GDPR 6 art. 1 a). Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa jokaisen viestin lopussa olevasta linkistä |
| Käsittelijä | HubSpot (tiedot tallennetaan EU-alueelle) |
| Säilytys | Kunnes peruutat tilauksen. Poistamme myös tilaajat, jotka eivät ole avanneet yhtään viestiä 24 kuukauteen |
Uutiskirjeen tilaaminen ei ole edellytys minkään muun palvelumme käytölle,
eikä tilauksen peruuttamisesta aiheudu sinulle mitään seurauksia.
2.3 Jäsenrekisteri
| Tiedot | Nimi, kotipaikka, yhteystiedot, jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä, jäsenmaksutiedot |
| Tarkoitus | Yhdistyksen jäsenyyden hoitaminen, jäsenviestintä, kokouskutsut, jäsenmaksujen laskutus |
| Peruste | Lakisääteinen velvoite (GDPR 6 art. 1 c): yhdistyslaki edellyttää jäsenluettelon pitämistä. Lisäksi sopimus (6 art. 1 b) |
| Säilytys | Jäsenyyden ajan. Jäsenmaksuihin liittyvä kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi |
2.4 Vapaaehtoiset, näyttelijät ja muut tekijät
| Tiedot | Nimi, yhteystiedot, rooli tai tehtävä produktiossa, tarvittaessa mittatiedot puvustusta varten, kulukorvauksia varten tilinumero ja henkilötunnus |
| Tarkoitus | Produktioiden ja talkootoiminnan järjestäminen, tiedottaminen, kulukorvausten maksaminen |
| Peruste | Sopimus (6 art. 1 b) ja oikeutettu etu (6 art. 1 f): toiminnan käytännön järjestäminen. Kulukorvauksissa lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c) |
| Säilytys | Toiminnan ajan ja kaksi vuotta sen päättymisestä. Kulukorvausaineisto kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta |
Alaikäiset: Ten Teen -nuorisoteatterissa ja lastenproduktioissa alle
15-vuotiaan tietojen käsittelyyn ja kuvien julkaisuun pyydetään huoltajan
kirjallinen suostumus. Suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa ilmoittamalla
osoitteeseen toimisto@vihdinteatteri.fi.
2.5 Lipunmyynti
Tavalliset paikkaliput myydään Netticketin verkkokaupassa. Kun ostat lipun
Netticketistä, henkilötietojasi käsittelee ensisijaisesti Netticket omana
rekisterinpitäjänään omien tietosuojaehtojensa mukaisesti. Saamme Netticketiltä
myyntiraportteja tapahtumiemme järjestämistä varten.
Toimiston kautta hoidetut ryhmävaraukset, pyörätuolipaikat ja lippuvaraukset:
käsittelemme varaajan nimen, yhteystiedot ja varauksen tiedot sopimuksen
täyttämiseksi (6 art. 1 b). Säilytys: kausi ja sen jälkeen kirjanpitoaineiston
osalta kuusi vuotta.
2.6 Pukuvuokraus
| Tiedot | Vuokraajan nimi, yhteystiedot, vuokrauksen kohde ja ajankohta |
| Peruste | Sopimus (6 art. 1 b) |
| Säilytys | Kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta |
2.7 Kuva- ja tallennemateriaali
Kuvaamme ja tallennamme esityksiä, harjoituksia ja tapahtumia viestintää,
markkinointia ja teatterin historian dokumentointia varten.
- Esiintyjät ja tekijät: kuvausluvasta sovitaan erikseen produktion alkaessa (suostumus, 6 art. 1 a).
- Yleisötilaisuudet: yleisluontoisia tunnelmakuvia voidaan julkaista oikeutetun edun perusteella (6 art. 1 f). Kerromme kuvaamisesta tapahtumapaikalla, ja voit pyytää kuvasi poistamista.
- Historiallinen arkisto: säilytämme esitysarkistoa yhdistyksen historian dokumentoimiseksi.
2.8 Verkkosivuston kävijätiedot
| Tiedot | Selain- ja laitetiedot, IP-osoitteesta johdettu likimääräinen sijainti, sivulataukset, viittaava sivusto |
| Työkalut | Google Analytics 4 (Google Tag Managerin kautta), HubSpotin kävijäseuranta |
| Tarkoitus | Sivuston käytön tilastointi ja kehittäminen |
| Peruste | Suostumus (6 art. 1 a), jonka annat evästebannerissa. Ilman suostumusta seurantaa ei käynnistetä |
| Säilytys | Google Analytics: 14 kuukautta. HubSpot: [TÄYDENNÄ HubSpotin asetuksista] |
Katso tarkemmin kohta 5 (Evästeet).
3. Mistä saamme tiedot
Pääsääntöisesti saamme tiedot sinulta itseltäsi: lomakkeelta, sähköpostista,
puhelimitse tai jäsen- ja produktioilmoittautumisen yhteydessä. Lipunmyyntiä
koskevia raportteja saamme Netticketiltä. Verkkosivuston kävijätiedot kertyvät
automaattisesti suostumuksesi perusteella.
4. Kenelle luovutamme tietoja
Emme myy emmekä vuokraa henkilötietoja. Käytämme seuraavia palveluntarjoajia,
jotka käsittelevät tietoja lukuumme ja ohjeidemme mukaisesti:
| Palveluntarjoaja | Mihin | Sijainti |
|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Sähköposti ja toimisto-ohjelmat (Microsoft 365), lomakkeet | EU |
| HubSpot Ireland Ltd. / HubSpot Inc. | Uutiskirje, yhteystietorekisteri, kävijäseuranta | EU-datakeskus, emoyhtiö Yhdysvalloissa |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | Kävijäanalytiikka | EU / Yhdysvallat |
| CookieYes Ltd. | Evästesuostumusten hallinta | EU / Iso-Britannia |
| Webbikettu Oy | Verkkosivuston tekninen ylläpito | EU |
Netticket Oy toimii lipunmyynnissä itsenäisenä rekisterinpitäjänä.
Lisäksi voimme luovuttaa tietoja viranomaisille silloin, kun laki sitä
edellyttää.
5. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
HubSpotin ja Googlen palveluissa tietoja voidaan siirtää tai niihin voidaan
antaa pääsy Yhdysvalloista. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen
tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework) sekä Euroopan komission
hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin. HubSpotin osalta tiedot tallennetaan
EU-alueen datakeskukseen.
6. Evästeet
Sivustolla käytetään evästeitä. Välttämättömät evästeet ovat käytössä aina,
koska sivusto ei toimi ilman niitä. Kaikki muut — analytiikka-, toiminnalliset,
suorituskyky- ja markkinointievästeet — otetaan käyttöön vasta, kun annat siihen
suostumuksen evästebannerissa.
Voit muuttaa tai peruuttaa valintasi milloin tahansa sivuston
Evästeasetukset-linkistä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen
peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
Käytössä olevat evästeet luokittain, käyttötarkoituksineen ja voimassaoloaikoineen
näet evästeasetusten hallintapaneelista.
Emme näytä sivustolla mainoksia emmekä käytä uudelleenmarkkinointia.
7. Tietojen suojaaminen
- Järjestelmiin pääsevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään.
- Käytössä ovat henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja monivaiheinen tunnistautuminen; jaettuja tunnuksia ei käytetä.
- Verkkosivuston liikenne on salattu (HTTPS).
- Paperiaineisto säilytetään lukitussa tilassa teatterin toimistossa.
- Havaitusta tietoturvaloukkauksesta ilmoitamme tietosuojavaltuutetulle 72 tunnin kuluessa ja sinulle, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi.
8. Ikäraja
Verkkopalveluihimme liittyvän suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn voi antaa
itsenäisesti 13 vuotta täyttänyt. Tätä nuoremman osalta suostumuksen antaa
huoltaja. Alaikäisten kuvien julkaisemisesta ks. kohta 2.4.
9. Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada pääsy tietoihisi eli tarkastaa, mitä tietoja sinusta käsittelemme
- oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot
- pyytää tietojen poistamista, kun käsittelylle ei ole enää perustetta
- rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
- peruuttaa suostumus milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen koneluettavassa muodossa, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
- kieltää suoramarkkinointi
Pyynnön voi tehdä osoitteeseen toimisto@vihdinteatteri.fi. Vastaamme kuukauden
kuluessa. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi, jotta tietoja ei
luovuteta väärälle henkilölle.
10. Valitusoikeus
Jos katsot, että käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, voit tehdä
valituksen valvontaviranomaiselle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi
Toivomme kuitenkin, että olet ensin yhteydessä meihin — useimmat asiat
selviävät nopeimmin suoraan.
11. Muutokset tähän selosteeseen
Päivitämme selostetta, kun toimintamme tai käyttämämme palvelut muuttuvat.
Viimeisin päivityspäivä näkyy selosteen alussa. Olennaisista muutoksista
kerromme sivustolla.